Page tree

Úvod

Uživatelská příručka Vám má být pomocníkem při prvním seznamování s novou aplikací, avšak po několika zkušenostech Vám bude moci sloužit pouze jako nápověda, nebo budete schopni svoji aplikaci používat naprosto bez ní.

Návrh funkcí a ovládacích prvků eDoCat byl řešen s důrazem na intuitivnost a jednoduchost.

Logo eDoCatlogo Alfresco

Rejstřík pojmů a použité zkratky

(eDoCat nápověda)

Význam

DMS

Document Management System – Systém pro správu dokumentů

eDoCat

Obchodní název aplikace společnosti Onlio, a.s.

Notifikace

Upozornění, v kontextu eDoCat se jedná o emailové upozornění/zprávu

Nástěnka oblasti

Nástěnka oblasti – místo s nejdůležitějšími informacemi z vybrané oblasti. Například: seznam uživatelů, kteří jsou také členy oblasti, nedávné změny v oblasti a různé druhy aktivit.

Dashlet

Část nástěnky – zpravidla jeden informační čtverec dashboardu – závisí na uživatelské konfiguraci.

Oblast (Knihovna dokumentů)

Část aplikace, vytvořená pro určitou skupinu osob. Zpravidla se vztahuje k odboru, úseku, apod.

Hierarchicky strukturované úložiště dokumentů. Hierarchie je dána zvyklostmi společnosti. Každá oblast má svou vlastní knihovnu dokumentů.

Workflow

Pracovní postup, procesní postup. Řídí tok procesu organizací. V eDoCat zajišťuje workflow přesuny dokumentu mezi skupinami osob při schvalování a ve finální fázi zpřístupnění finálně schválené verze.

Role

Aplikace může být implementována například s rolemi Gestor, Připomínkovatel, Schvalovatel, Čtenář, atd.

Každá role má odlišná omezení a práva.

Tag

Někdy se používá synonymum jako značka nebo štítek – tagy jsou slova, která se dají přidávat k dokumentům. Například u knihoven znalostí lze těmito slovíčky provazovat související dokumenty

Metadata

Popisné vlastnosti dokumentu. Například autor, datum vzniku, popis, apod. Metadata se mohou lišit podle Oblasti/Knihovny dokumentů.

 

Co je to eDoCat

eDoCat představuje jednu z nejlepších cest k ISO, řízené dokumentaci, správě dokumentů aj. založené na DMS[1] Alfresco nebo MS SharePoint. eDoCat představuje unikátní modul pro podporu funkcí řízené dokumentace a mnoha dalších funkcí. Celé řešení má navíc možnost individuality na míru potřebám všem firmám, organizacím nebo úřadům, kde všude nachází svoje uplatnění.



[1] Document management system

Proč eDoCat

Řízená dokumentace, která představuje centrální místo pro oběh, připomínkování, schvalování a ukládání všech dokumentů v elektronické podobě v celé firmě. Řízená dokumentace je nejvhodnějším místem pro bezpečnou a kdykoliv dostupnou práci s obchodními dokumenty ve vašem podniku nebo úřadě.

Zavedením řízené dokumentace ihned zvýšíte efektivitu podnikání. Vpusťte mezi své zaměstnance silného pomocníka v podobě řízené dokumentace eDoCat a výrazně usnadníte chod vašeho podnikání.

eDoCat podporuje běžné procesy v organizacích certifikovaných dle ISO 9001, ISO 20000-1 a ISO 27001. Výhodou je škálovatelnost s možností uspořádat dílčí kroky jednotlivých workflow do kaskád. Definovat lze pro oběh dokumentů uživatele nebo skupiny.

I pokud již jste uživateli MS Sharepoint, IBM FileNet, EMC Documentum ve vaší organizaci, můžete snadno a levně propojit stávající systémy s eDoCat a začít rychle používat všechny jeho pokročilé funkce.

Specifikace

Mezi nejpoužívanější procesy elektronického oběhu dokumentů patří zejména:

  • Klasifikace vstupních dokumentů, včetně konverze z papíru
  • Připomínkování dokumentů
  • Potvrzení o přečtení dokumentu s opakovaným zasíláním připomínek
  • Schvalování dokumentů
  • Přezkum dokumentů a evidence změn dokumentu (revize, komentáře)
  • Řízený přesun exspirovaných dokumentů do archivu (archivace)

Alfresco

  • K dokumentům v Alfresco DMS lze přistupovat stejně snadno jako k dokumentům na síťovém disku.
  • Podpora SharePoint protokolu v Alfresco umožňuje integraci s  MS Word, MS Excel a dalšími částmi MS Office.

MS SharePoint

  • Usnadňuje spolupráci mezi lidmi a pracovními týmy se zajištěním sdílení znalostí.
  • Poskytuje nástroje pro správu dokumentů a webového obsahu.
  • Umožňuje uživatelům přístup k informacím, které potřebují pro svou práci.

Umožňuje další vývoj aplikací využívajících funkčnosti zabudované v technologii SharePoint

Dále je v eDoCat umožněno:

  • Obsah může obsahovat téměř jakékoliv soubory, nejen z kancelářských aplikací. Stejně tak obrázky a prezentace, ale také videa či audio záznamy.
  • Funkce workflow pro oběh a schvalování faktur, jejich ukládání a práce s nimi po naskenování, archivace aj.
  • Funkce workflow pro oběh a schvalování pracovních postupů/manuálů/metodik, jejich skenování, ukládání, připomínkování, revize, archivace.
  • Integrace datové schránky např. s trvalým ukládáním zpráv.
  • Ukládání, oběh a schvalování libovolného obsahu uloženého v DMS (např. ukládání, oběh a schvalování smluv s dodavateli a odběrateli včetně zaměstnanců).
  • Možnost práce na mobilních zařízeních kdykoliv a kdekoliv.
  • Přístup a práva k jednotlivým datům lze rozdělit dle skupin oprávnění pro zajištění bezpečnosti dat uvnitř firmy.

Hlavní cíle

Nízké náklady s Alfresco nebo dostupná alternativa na řešení MS SharePoint. Díky modelu Open Source pro Alfresco s nabídkou služeb garantované podpory jsou minimalizovány investice a TCO je velmi příznivé.

Jednoduchost - Připravené scénáře nasazení spolu s technologiemi pro rychlý vývoj zákaznických částí přinášejí rychlou dodávku a okamžité přínosy. Vedlejším efektem nižší pracnosti je i nižší cena implementace. Uživatelské prostředí je cílevědomě optimalizováno na jednoduchost a efektivitu užívání.

Možnost volby - Podpora standardů umožňuje migraci mezi nástroji Enterprise Content Management a nepřináší omezení plynoucí z použitých formátů či protokolů.

Shrnutí

Nyní byste měl(a) mít povědomí o tom, k čemu se DMS eDoCat používá a znát základní pojmy, dále se podíváme na postupy řízení projektu a práce s ním.

Upozornění

Obrázky v této dokumentaci jsou pouze ilustrační- aplikace podléhá neustálému vývoji a zobrazená data ve vašem řešení eDoCat vždy odrážejí aktuální stav dat v aplikaci.

Obrázky v této dokumentaci podléhají době svého vzniku. Také některé ikony nebo odkazy, nemusí být při práci s aplikací vidět. Toto je zpravidla způsobeno nižšími právy přihlášeného uživatele.

Informace k aplikacím

V tomto bloku se seznámíme s přístupem ke konkrétním řešením a s postupy, jak s nimi pracovat.

Přístup k aplikaci

Přístup k aplikaci je možný z URL adresy https://firma.edocat.net/ (kde „ firma “ je název konkrétní společnosti).

Aplikace je přístupná ze sítě internet.

K provozu eDoCat postačuje jakýkoliv obvyklý prohlížeč webových stránek. Správné zobrazení je podmíněno použitím Internet Exploreru verze 8 a vyšší.

Přihlášení do aplikace

Po zadání URL se uživatel dostane na přihlašovací obrazovku, zde vyplní svoje přihlašovací údaje a klikne na tlačítko „přihlásit“, tím se přihlásí do systému a vstoupí na hlavní stránku- ta je rozdělena do dvou sekcí:

  • Horní lišta – je vždy přístupná, z jakékoliv sekce aplikace
  • Spodní obsahová část – mění se podle umístění uživatele v aplikaci

Po přihlášení je vždy zobrazena nástěnka uživatele. Rozvržení obsahu (čtverců – dashletu) je definováno uživatelem

Přihlašovací obrazovka pro uživatele

Hlavní nástěnka- dashboard

Editace vlastního profilu, změna hesla

V pravé horní části obrazovky se nachází jméno právě přihlášeného uživatele.

Pokud kliknete na své jméno, zobrazí se menu. Tuto část aplikace není nutno využívat- kromě operace změny hesla.

Editace profilu

Další přihlášení do systému bude nyní vyžadovat nové heslo.

Upozornění – možnost aktivace zasílání sumárních emailu (co se změnilo, přidalo, atd.) Tuto funkci, včetně periody musí aktivovat administrátor

Upravit nástěnku – změna dashletu na nástěnce, včetně změny rozvržení

Řízení práv

Přístup do systému je řízen uživatelskými právy, a proto jednotlivým uživatelům může být zobrazena různá nabídka voleb dle jejich uživatelských práv.

Správu uživatelů a jejich zařazení do skupin má na starosti výhradně Onlio, a.s.

Přihlašovací jméno do eDoCat je obvykle váš firemní e-mail.

Heslo je vždy sděleno kontaktní osobě, následně doporučujeme jeho změnu. Způsob změny hesla je podrobně popsán v příslušné kapitole Uživatelské příručky k aplikaci.

V případě zapomenutí hesla, prosíme, kontaktujte Onlio nebo váš kontakt, je-li jiný.

Nástěnka uživatele

Zobrazované prvky

Pokud si uživatel nezmění nastavení, jsou vidět celkem 3 prvky ve tvaru dlaždic – tzv. dashlety.

Moje stránky – zobrazí veškeré oblasti, kam má uživatel administrátorem přístup. Kliknutím na vybranou oblast do této oblasti vstoupíte

Mé úkoly – stěžejní část, kterou doporučujeme neodstraňovat. Zobrazuje přidělené úkoly.
Kliknutím na úkol se zobrazí podrobná definice úkolu, včetně linku na soubor (y) ke kterým se úkol vztahuje.

Za úkolem je dále vidět stav – ve výchozím tvaru je hodnota „nezapočato”.
Každý uživatel si tuto hodnotu muže měnit v podrobné definici úkolu

Informační okno – Aktuální informace o produktu eDoCat

Mezi zajímavé dashlety, které si uživatel může aktivovat, patří např.:

Aktivity – vztahuje se ke všem oblastem, do kterých má uživatel přístup. Zobrazuje činnosti, jako je např. přidání, smazání nebo aktualizace obsahu. Pomocí malých šipek v záhlaví tohoto dashletu je zde možnost obsah okna filtrovat.

Aktivity

Moje dokumenty - seznam obsahu, který uživatel v nedávné době editoval, bez ohledu na to ve které oblasti je uložen. Pomocí šipky v horní části lze obsah okna měnit.

Moje dokumenty

Oblast- knihovna dokumentů

Pravděpodobně nejčastěji navštěvovaná část DMS. Obsahuje veškeré soubory oblasti rozložené do přehledné adresářové struktury. Okno je rozděleno na několik částí:

  • Dokumenty – zkratka k obsahu (přednastavené filtry) – umožní přímé zobrazení předdefinovaného zobrazení
  • Knihovna – zobrazuje kompletní adresářovou strukturu
  • Značky – mají-li soubory definovány značky (tagy), zobrazí se na tomto místě přednastavené filtry
  • Obsah – pravá největší část – zobrazí obsah vybraného adresáře


Knihovna dokumentů

Knihovna dokumentu zobrazuje adresářovou strukturu, která je definována administrátorem pro danou oblast. Každá oblast tedy muže mít strukturu adresářů vlastní.

Práce s dokumenty je popsána v další kapitole.

Práce s dokumenty

V oblasti, kam máte administrátorem povolen přístup, vstupte do knihovny dokumentu.

Vložení dokumentu

V levé nebo střední části kliknete na adresář, do kterého chcete vkládat nový dokument.

Pokud v adresáři není přítomen žádný soubor, zobrazí se prázdná knihovna s možností vložení nového souboru.

Vložení dokumentu

Přejdete do adresáře, kam máte nastavena práva pro zápis.

Cesta bude vypadat například jako na obrázku dole

Cesta k dokumentu

Kliknete na ikonu   v horní lište, nebo na ikonu Nahrát soubory, pokud je knihovna prázdná – obě ikony jsou významově shodné.

Zobrazí se dialog pro vybrání souboru z disku uživatele. Vkládat je možné i několik souboru naráz.

Okno se zdrojovou cestou souboru

Dokončete výběr stisknutím tlačítka „Otevřít“.

Ihned je zahájeno odesílání souboru.

Adresář se znovu načte a vámi přidaný soubor je nyní dostupný.

Karta dokumentu

Pokud kdekoliv v knihovně dokumentu, na nástěnkách, nebo v emailových odkazech kliknete na název dokumentu, zobrazí se karta dokumentu. V tomto místě je možné provádět veškeré operace s dokumentem, ke kterým máte příslušná oprávnění.

Pokud ve své aplikaci nevidíte některou možnost z obrázku, je to způsobeno tím, že Vám administrátor DMS eDoCat za vaší společnost tuto akci, nebo vlastnost nezpřístupnil.

Karta dokumentu

Náhled na dokument

Pokud to povaha dokumentu umožňuje, je v levé části zobrazen jeho náhled. Náhled je možné zvětšovat, zmenšovat, nebo pro pohodlnější čtení je jej možné zvětšit na celou obrazovku.

Akce dokumentu

Akce jsou přístupné vpravo vedle náhledu v poli “Akce dokumentu”. S dokumentem můžete provádět následující akce:

  • Stáhnout – je umožněno stažení (download) dokumentu a jeho uložení na lokální disk.
  • Zobrazit v prohlížeči – soubor je stažen, a pokud je v počítači uživatele asociována aplikace,
  • která typ souboru zná, je tato aplikace spuštěna a soubor je v ní automaticky otevřen
  • Upravit vlastnosti – zde je možné upravit veškerá metadata dokumentu. Metadata se liší v závislosti na typu dokumentu. Například u obrázku, které obsahují tzv. EXIF data bude zobrazen čas závěrky, clo, typ fotoaparátu, apod. U souboru MS Office zase autor, který dokument vytvořil.
  • Nahrát novou verzi – umožní stávající verzi tohoto dokumentu aktualizovat na verzi novější. Interně však budou dostupné i verze starší a to v poli Historie verzí, která je také součástí karty dokumentu

Cíl uložení dokumentu

Nahrávání se provádí ekvivalentně, jako nahrávání souboru nového. Navíc je k dispozici výběr, zda se jedná o změny, které jsou v dokumentu drobné (minoritní změny), nebo významné (majoritní).

Vhodné je vyplnění pole komentář s popisem změn v nahrávané verzi.

  • Upravit Online – umožní přímou editaci souboru bez ukládání na lokální disk. Funkci však musí podporovat cílová aplikace a firemní bezpečnostní politiky. Shodné chování je známé z Microsoft Sharepoint.
  • Upravit Offline – editace souboru, kdy je nejprve uložena pracovní verze na disk uživatele a následně po úpravě je tento soubor opět vložen zpět uživatelem pres Akci dokumentu Nahrát novou verzi. V mezidobí, kdy je tento soubor upravován je pro ostatní uživatele dokument pro editaci UZAMCEN.
  • Upravit Online – pokud se jedná o jednoduchý dokument typu TXT, je možné jej upravovat přímo v internetovém prohlížeči.
  • Kopírovat do … - v případě, že je žádoucí, aby dokument byl uložen na dvou místech, lze jej touto akcí zkopírovat
  • Přesunout do … - v případě, že je dokument uložen na špatném místě, lze jej touto akcí přemístit na místo správné
  • Smazat dokument – máte-li příslušná oprávnění, můžete dokument smazat.

Pozn. Administrátor může mít aktivní tzv. koš, kam jsou smazané dokumenty přesunuty. Pokud má tuto volbu aktivní a vy jste dokument smazali omylem, lze jej obnovit.

Začátek pracovního postupu – zobrazí dialog s výběrem všech dostupných workflow a umožní jejich start.

Práce s workflow je popsána v dalších kapitolách.

  • Storno editace – máte-li dokument v režimu Offline editace zobrazí se tato položka. Pokud nebudete chtít nahrávat novou verzi, nebo jste Offline editaci zapnuli neúmyslně, lze volbou „Storno editace“ editaci zrušit.

Komentáře u dokumentů

Máte-li oprávnění zápisu, tedy i editace souboru, můžete k dokumentu přidávat komentáre. Komentár se zobrazí pod náhledem souboru společně s vaším jménem a casem, kdy byla operace provedena

Komentář u dokumentu

Historie verzí

S každým nahráním nové verze dokumentu, tedy s jeho aktualizací, se do historie verzí automaticky přidá nový záznam. Stále jsou však přístupné verze starší. V případě potřeby je možné starší verzi stáhnout k sobě na lokální disk a dále s ní pracovat. Stažení se provede kliknutím na ikonu  . Pokud chcete pouze zobrazit vlastnosti příslušné verze, kliknete na ikonku  .

Najetím myši nad odhadovanou dobou vzniku verze se objeví v bublině přesný den a čas.

Historie verzí souboru

Vyhledání dokumentu

Jednoduché vyhledávání

Do horního pravého rohu lze zadávat jednoduše formulované výrazy k vyhledávání- k odeslání požadavku dojde stisknutím klávesy Enter.

Okno pro jednoduché hledání

Vyhledávání probíhá v názvu dokumentu, jeho meta-datech, ale i přímo v obsahu (jedná-li se o dokument, který je textový a je podporován).

Vyhledávané heslo

Hledaný výsledek

Max

Slovo přesně odpovídá zadanému řetězci

max*

Použije „max“ jako předponu

Např.
maximální, maximalistický, Maxmilián, atd.

*lně

Použije „lně“ jako příponu

Např.
Maximálně, Minimálně, Loajálně, vlně, atd.

*max*

Dokumenty obsahující „max“

123* max*

Hledá dokumenty, jejichž název vyhovuje alespoň jedné z podmínek (případně oběma)

Rozšířené vyhledávání

Nabízí shodnou funkcionalitu jako vyhledávání jednoduché. Lze však navíc vyhledávat podle autora, nadpisu nebo popisu. Výhodou muže být omezení data změny dokumentu.

Do rozšířeného vyhledávání lze vstoupit z výsledku jednoduchého vyhledávání.

Workflow

Workflow je proces sledování postupu procesu. Řízení toku práce na procesu v organizaci.

V aplikaci eDoCat zajišťuje workflow přesuny dokumentu mezi skupinami osob při schvalování a ve finální fázi zpřístupnění finálně schválené verze.

Obecné informace při používání workflow

Podle Oblasti/Knihovny dokumentů jsou k dispozici různé adekvátní druhy workflow dle konkrétního nastavení řešení eDoCat. Různé typy workflow odpovídají vždy konkrétnímu typu obsahu.

Připomínkování dokumentu

Popis workflow

Workflow připomínkování dokumentu slouží ke sběru připomínek k vytvářenému dokumentu. Nemusí se tak jednat o finální verzi dokumentu. Toto workflow je první z řady ISO workflow eDoCat společnosti Onlio.

Dokument, na který se spouští toto workflow nemusí být vidět všemi uživateli a může být ve složce mezi rozpracovanými dokumenty. Jednotliví uživatelé s nastaveným připomínkováním (dále připomínkovatelé[1] obdrží úkol Připomínkování dokumentu a po přečtení dokumentu napíší své vyjádření do příslušného pole u daného úkolu. Uživatelé kteří dokument připomínkují musejí mít alespoň právo čtení dokumentu.

Sumář jednotlivých připomínek od připomínkovatelů pak následně obdrží iniciátor[2] (uživatel, který spustil workflow) workflow pro jejich zapracování. Toto workflow lze spouštět opakovaně dokud nedojde k finálnímu zpracování dokumentu.



[1] Uživatelé s nastaveným připomínkováním dokumentu

[2] Uživatel, který spustil workflow

Procesní diagram workflow

Příklad procesního diagramu workflow, připomínkování dokumentu

Schvalování dokumentu

Popis workflow

Workflow schvalování dokumentu slouží k posouzení dopracované verze dokumentu po zapracování všech připomínek získaných v rámci workflow připomínkování dokumentu. Toto workflow by mělo být spuštěno u finální verze dokumentu a slouží jako druhé workflow ze sady ISO workflow aplikace eDoCat společnosti Onlio.

Dokument, na kterém se spouští toto workflow nemusí být mezi finálními verzemi dokumentů a může být stále ve složce s rozpracovanými dokumenty. Jednotliví uživatelé s nastaveným schvalováním dokumentu (dále „schvalovatelé[1]“) obdrží úkol na Schválení dokumentu a po přečtení a posouzení dokumentu napíší svůj závěr do příslušného pole u daného úkolu. Sumář jednotlivých vyjádření od schvalovatelů pak následně obdrží iniciátor workflow. Toto workflow lze spouště opakovaně, dokud nebude dokument schválen nebo zcela zrušen. Schvalovatelé dokumentu musejí mít právo dokument alespoň číst, aby mohli dokument posoudit.



[1] Uživatelé s nastaveným schvalováním dokumentu

Procesní diagram workflow

Příklad procesního diagramu workflow, schvalování dokumentu

Seznámení s dokumentem

Popis workflow

Workflow seznámení s dokumentem slouží k prokazatelnému seznámení s finálním dokumentem mezi uživateli. Mělo by se jednat o finální verzi dokumentu, která byla v rámci workflow Schválení dokumentu schválena.

Uživatelé, kteří se takto seznamují s dokumentem, nevypisují žádné komentáře, ale potvrzují své seznámení s přiloženým dokumentem. Pokud je dokument ve složce mezi rozpracovanými dokumenty, automaticky se přesouvá do nadřazené složky. Není tedy nutné hlídat oprávnění.

Uživatelé ale musí mít oprávnění alespoň číst v nadřazené složce.

Procesní diagram workflow

Příklad procesního diagramu workflow, seznámení s dokumentem

Ukázkový příklad- exemplární workflow

Popis workflow

Toto workflow nemá vazbu na ISO procesy, může být spuštěno i bez dokumentu (ů).

Je vhodné například na vyřízení jednoduché operace například kdy iniciátor chce po uživateli, aby začal vytvářet dokument či jinou činnost. Workflow lze spustit na jednoho uživatele a obsahuje povinné pole komentář. Po splnění úkolu uživatelem se workflow vrací na iniciátora, který workflow ukončuje.

Toto workflow není logováno do Historie workflow systému eDoCat společnosti Onlio.

Procesní diagram workflow

Příklad procesního diagramu workflow, ukázkový workflow, jednoduchý příklad

ISO workflow

Spuštění workflow- role uživatele iniciátor workflow

Po přihlášení do systému eDoCat iniciátor workflow vybere požadovanou oblast a adresář, kde se nachází jeho rozpracovaný dokument.

Spuštění workflow- vybrání prostoru

Iniciátor najede myší na pravou stranu obrazovky u názvu souboru, který chce spustit do workflow a klikne na tlačítko více. Z otevřeného seznamu dalších možností vybere možnost Začátek pracovního postupu.

Spuštění workflow

Druhou možností je kliknutí na název souboru a otevření detailu dokumentu, ve kterém je vidět i náhled dokumentu, a po pravé straně obrazovky všechny, dle práv odpovídající, možnosti. Zde vybere možnost Začátek pracovního postupu.

Spuštění workflow- otevření detailu dokumentu

Z obou možností se iniciátor dostane shodně na následující obrazovku.

Kliknutím na rozbalovací okénko Vyberte workflow, iniciátor vybere workflow Připomínkování dokumentu

Příklad spuštění konkrétního workflow

Postup je zcela analogický i pro ostatní workflow.

Definice parametrů workflow- role iniciátor

Po výběru na vybrané workflow se zobrazí  následující formulář sloužící k vyplnění požadovaných informací k workflow.

Okno definice parametrů workflow

  • Zpráva: Zpráva od iniciátora workflow. Tato zpráva se zobrazí u každého vygenerovaného úkolu z tohoto spuštěného workflow. Zároveň zprávu obdrží vybraní uživatelé v e-mailové notifikaci.
  • Počet dnů do konce workflow: Číselná hodnota, která stanoví počet dnů v rámci, kterých můžou uživatelé úkol splnit v řádné době. Po překročení této hodnoty se spouští eskalační proces. Tento proces trvá 5 dní a každý den je uživatel upozorněn, že mu zbývá X dnů do úplného konce workflow. Tento proces trvá, dokud všichni uživatelé neukončí úkol, nebo dokud eskalační proces nevyprší. Po 5 dnech se ukončuje celé workflow a iniciátorovi přichází notifikace, kdo a jak úkol splnil a kdo úkol nesplnil. Tyto informace jsou rovněž zaneseny v Historii workflow k danému dokumentu.
  • Termín: Je orientační hodnota. Pokud je aktuální datum vyšší, než požadované datum v poli Termín, je úkol tzv. Po splatnosti. Toto pole nemá vazbu na Počet dní do konce workflow.
  • Priorita: Je zde na výběr ze tří možností Vysoká, Střední a Nízká. Pomocí tohoto pole si může uživatel třídit úkoly dle priorit. 
  • Obsazení: Zde provedete přidání uživatelů k úkolu. Po kliknutí na políčko „Vybrat“ se otevře okno „Vyberte…“, kde můžete vyhledat a přidat odpovídající uživatele, kteří obdrží úkol. Následně iniciátor zaškrtne odpovídající uživatele a potvrdí „OK“.

Spuštění workflow- nastavení obsazení

  • Položky: Zde je seznam souborů, kterých se spuštěné workflow bude týkat
  • Pod-možnost Zobrazit další akce: přesměruje stránku na detail dokumentu a stávající vyplněný formulář ke spuštění workflow bude smazán. Bude tedy nutné provést znovu kroky ke spuštění workflow.
  • Pod-možnost Odstranit: Odstraní dokument ze seznamu dokumentů, kterého se workflow týká
  • Pod-možnost Přidat: Nabídne uživateli dialog k výběru dalších dokumentů k přidání do seznamu dokumentů, kterých se bude spuštěné workflow týkat. Dokumenty lze vybírat pouze ze systému eDoCat.
  • Pod-možnost Odstraňte všechny: Odstraní všechny dokumenty ze seznamu dokumentů, kterých se bude workflow týkat.

Pokud se spustí workflow Připomínkování, Schvalování nebo Seznámení bez dokumentů – dojde k chybě při spouštění workflow, je očekáván relevantní dokument.

Pod formulářem na spuštění workflow se nachází poslední dvě tlačítka Spuštění workflow – ke spuštění daného workflow a tlačítko Storno ke smazání vyplněných informací a vrácení se zpět na stránku, ze které iniciátor inicializoval spuštění workflow.

Email notifikace

Emailová notifikace- role iniciátor

Po spuštění workflow iniciátor obdrží e-mailovou notifikaci s informací o spuštěném workflow.

Emailová notifikace o spuštění workflow

Emailová notifikace- role uživatel

Uživatel obdrží e-mailem notifikaci o novém úkolu.

Emailová notifikace o spuštění workflow

Notifikace obsahuje:

  • Název workflow (v tom to případě workflow Připomínkování dokumentu)
  • Popis (zprávu zadanou iniciátorem při spuštění workflow)
  • Informaci kdo úkol zadal (jméno iniciátora)
  • Odkaz na uživatelův úkol (Detail úkolu a seznam dokumentů, které jsou součástí workflow.

Detail úkolu uživatele

Na detail úkolu se uživatel dostane buď odkazem z e-mailové notifikace nebo z nástěnky uživatele z dashletu „Moje úkoly“.

Iniciátor v e-mailové notifikaci najde název workflow, který spustil- v tomto případě workflow Připomínkování dokumentu, dále zprávu kterou zadal při spouštění workflow (Popis: Zpráva pro uživatele úkolu), následuje kliknutí na odkaz- na detail spuštěného workflow a seznam dokumentů, které jsou součástí workflow.

Detail úkolu uživatele

Informace o úkolech uživatele jsou v dashletu seskládány následovně:

  • Popis/Zpráva kterou zadal iniciátor při spuštění workflow (Zpráva pro uživatele úkolu)
  • Termín zadaný iniciátorem při spuštění workflow (21 Únor, 2014), pokud bude aktuální termín větší, než termín vyžadovaný iniciátorem bude toto pole obsahovat ikonku vykřičníku – viz ukázka)
  • Název workflow, který iniciátor spustil.

 

Při najetí myší na úkol se po pravé straně dashletu zobrazí navíc dvě ikonky:

Detaily workflow- editace

Tlačítko „tužky“ má stejnou funkci jako kliknutí na Popis/Zprávu u úkolu a vede k editaci úkolu, kde je možné úkol splnit. Druhé tlačítko pouze zobrazí informativní formulář o stavu úkolu a vlastní úkol zde není možné ukončit či jinak zeditovat.

Uživatel se může podívat na „Podrobnosti workflow“ kliknutím na stejnojmenný odkaz v pravém horním rohu formuláře, kde se mu zobrazí obrazovka jako iniciátorovi Detail workflow. Uživatel však nemůže provádět žádné úpravy.

Editace a splnění úkolu

Do formuláře na editaci úkolu vedou čtyři cesty:

  1. E-mailová notifikace o novém úkolu.
  2. Kliknutí na Zprávu/Popis úkolu z dashletu Moje úkoly z nástěnky uživatele.
  3. Kliknutím na tlačítko ve tvaru „tužky“, zobrazeného po najetí myší na úkol v dashletu Moje úkoly z nástěnky uživatele.
  4. Kliknutím na tlačítko „Upravit“ v Informativním formuláři úkolu.

Formulář obsahuje Informace o úkolu:

Zpráva: Zpráva/Popis kterou zadal iniciátor při spuštění workflow

Úkol zadal: Jméno iniciátora, který workflow spustil

Vlastník: Jméno uživatele, na kterého je tento úkol  navázán (z pravidla přihlášený uživatel, pokud se bude uživatel dívat na úkoly jiných uživatelů například z formuláře Detail workflow, bude zde vidět jméno uživatele, kterému daný úkol patří)

Termín: termín zadaný iniciátorem při spuštění workflow

Položky: seznam dokumentů navázaných k úkolu/workflow

Komentář: Komentář uživatele (v tomto úkolu povinné pole)

Poslední možnost je tlačítko „Upravit“, kliknutím na tlačítko Upravit se uživatel dostane na formulář, kde je možné úkol editovat. Toto tlačítko má stejnou funkci jako tlačítku ve tvaru „tužky“ u dashletu nástěnky uživatele, jako odkaz z e-mailové notifikace („Zobrazíte ho kliknutím zde…“ viz obrázek Detail úkolu uživatele) nebo jako kliknutí na Zprávu/Popis z dashletu Moje úkoly z nástěnky uživatele.

Užitečné odkazy

Pro další informace a novinky sledujte portál http://www.edocat.cz/

Tento manuál v PDF- ke stažení zde